Wann müssen Sie einen Beschaffungsantrag stellen?
Für alle Dinge, Geräte und Dienstleistungen, die aus Hochschulmitteln gekauft werden sollen, muss v o r dem Kauf ein Beschaffungsantrag gestellt werden. Im Zweifelsfall noch mal hier schauen.
Ausnahmen: Für kleinere Beträge (insgesamt <500€, Einzelpreis <100€) können in Ausnahmefällen Auslagen-/Rückerstattungen beantragt werden.
Ist der Prozess immer derselbe - egal ob für 10€ oder 10.000€?
Das Vergabeverfahren richtet sich nach dem Wert der Beschaffung (alle Beträge immer brutto (mit USt.) und inkl. Lieferung). Je nach Wert der Beschaffung ist folgendes zu beachten:
- 1€ bis 1.000€: Sie füllen den Antrag auf Beschaffung aus und senden ihn - mindestens 2 Wochen b e v o r Sie die Ware / Dienstleistung benötigen - per Mail an die zuständige Fachgebietsverwaltung (siehe unten).
- 1.000€ bis 4.999€: Bitte zuerst mindestens drei Angebote einholen und
zusammen mit dem ausgefüllten Beschaffungsantrag an die zuständige Fachgebietsverwaltung (s.u.) übersenden. Die Hinweise für Beschaffungsanträge sind zu beachten.
- 5.000€ - 9.999€: Bitte mindestens 4 Wochen bevor Sie die Ware/Dienstleistung benötigen, mit der zuständigen Fachgebietsverwaltung (s.u.) Kontakt aufnehmen.
- 10.000€ - 25.000€: Bitte mindestens 8 Wochen bevor Sie die Ware/Dienstleistung benötigen, mit der Verwaltungsleitung Kontakt aufnehmen.
- über 25.000€: Veröffentlichung auf einer online Vergabeplattform notwendig, bitte mindestens 3 Monate bevor Sie die Ware/Dienstleistung benötigen, mit der Verwaltungsleitung Kontakt aufnehmen.
Und was passiert dann?
1) Der Beschaffungsantrag wird geprüft.
- positive Entscheidung: Wenn die Mittel und alle Informationen & Unterlagen vorhanden und korrekt sind, wird Ihr Beschaffungsantrag an das Servicecenter Haushalt übersendet, die dem gewünschten Anbieter einen Auftrag zukommen lassen. Die Prüfung & Beauftragung kann einige Tage in Anspruch nehmen. Sie erhalten per Mail eine Kopie des Auftrages.
- Ablehnung / Rückfragen: Sie werden über die Ablehnung informiert oder um weitere Informationen gebeten. Dies erfolgt zumeist per Email.
2) Sie erhalten die Ware/Dienstleistung. Was dann zu beachten ist, lesen Sie hier.
Ansprechpartner*innen für Beschaffungen:
- für Beschaffungen aus dem Hochschulhaushalt: Christine Tkotsch, Fachgebietsverwaltung 3, Raum A1.06, fachgebietsverwaltung3@kh-berlin.de, Tel: 477 05 259.
- für Beschaffungen aus Drittmitteln: Ariane Lissel, Drittmittel Administration, Raum A1.02a, drittmittel@kh-berlin.de, Tel: 477 05 456.
- für Beschaffungen >10.000€: Jennifer Hoffmann, Verwaltungsleiterin, Raum A1.09, verwaltungsleitung@kh-berlin.de, Tel: 477 05 462.
Rechtsgrundlagen:
- Landeshaushaltsordnung (LHO) mit Ausführungsvorschriften und haushaltstechnischen Richtlinien
- Unterschwellenvergabeordnung (UvGO)
Erstellt von: Verwaltungsleitung, 16.03.2022, überarbeitet am 13.11.2023.