Bis zu einem Auftragswert von insgesamt 4.999€ brutto können Sie die Angebote selbst einholen. Bei höheren Auftragswerten siehe hier. Es müssen mindestens 3 Angebote eingeholt werden, es können gerne - wo angemessen oder sinnvoll - mehr als 3 sein.
bei standardmäßigen Waren oder Dienstleistungen (z.B. Werkzeug, Elektronik, Künstlerbedarf, Plakatdruck etc.):
- Suchen Sie 3 Angebote im Internet heraus. Bedenken Sie, dass wir bei einigen Lieferanten Rabatte erhalten.
- Übersenden Sie die Angebote als PDF zusammen mmit dem Beschaffungsantrag an die zuständige Fachgebietsverwaltung.
- Achten Sie darauf, dass die Angebote alle Kosten enthalten (Steuern, Lieferung etc.). Nur dann sind sie vergleichbar.
- Aus ökologischen, sozialen und marktwirtschaftlichen Gründen: Bevorzugen Sie kleine und mittlere Unternehmen aus der Region! Wenn die teurer sind als der chinesische Anbieter auf einer großen Handelsplattform, ist das trotzdem ein wirtschaftlicheres Angebot und kann eingereicht werden.
- Bei Möbeln und IT-Bedarf ist das Verfahren etwas anders, folgen Sie dafür den Links.
bei komplexeren Waren oder Dienstleistungen mit Auftragswerten 2.000 € - 4.999 € (z.B. Druck von Publikationen mit Sonderanforderungen, Spezialgeräte für die Werkstätten, Beratungsaufträge o.ä.)
- B e v o r Sie etwaige Anbieter kontaktieren: Formulieren Sie zuerst eine sogenannte Leistungsbeschreibung, in der drin steht, was genau Sie benötigen. Die zuständigen Fachgebietsverwaltungen können Sie dabei unterstützen.
- Schicken Sie dann diese Leistungsbeschreibung per Mail an mind. 3 Anbieter mit dem exakt selben Text in der Emailanfrage. Setzen Sie den Anbietern eine Frist (meist 10 Arbeitstage), um ein Angebot abzugeben.
- Prüfen Sie die eingegangenen Angebote, ob sie ordentliche Angebote sind. Entscheiden Sie, welches das beste Angebot ist. Tragen Sie auf dem Beschaffungsantrag den Anbieter, der beauftragt werden soll, auf der 1. Seite des Beschaffungsantrags unten bei 1. ein. Übersenden Sie die Angebote mit dem Beschaffungsantrag.
- Wenn ein Anbieter kein Angebot abgibt, dokumentieren Sie das bitte auf dem Beschaffungsantrag und übersenden idealerweise eine Emailabsage oder z.B. eine Email von Ihnen, wo Sie noch mal nachgehakt haben, mit dem Beschaffungsantrag. Eine Absage / nicht abgegebenes Angebot kann als eines der drei Angebote gewertet werden. Sollten Sie nur ein konkretes Angebot erhalten, versuchen Sie nach Möglichkeit, bei einem oder zwei weiteren Anbietern Angebote einzuholen.
- Kontaktieren Sie bei Fragen oder Unklarheiten die zuständige Fachgebietsverwaltung.
Randbemerkung: Das klingt alles ein bisschen aufwändig, ist aber gar nicht so schlimm. Wir müssen nachweisen können ("aktenkundig machen"), dass wir alle Anbieter gleich und fair behandelt haben, schließlich geben wir Steuergelder aus. Wirtschaftsprüfer und Rechnungshof prüfen so etwas bei uns. Eine kurze Notiz auf dem Beschaffungsantrag oder in der Mail an die Fachgebietsverwaltung kann dafür ausreichen (mit Fr. xx telefoniert am yy, die können zz nicht liefern, weil...). Dann ist es aktenkundig und kann im Falle einer Klage oder Prüfung vorgelegt werden.
Verfasst von: Verwaltungsleitung, 16.03.2022, überarbeitet am 13.11.2023