Zu Anfang scheint das unwichtig, weil nur wenige Beiträge auf dem workspace sind und alles übersichtlich scheint; wenn eine*r aber nach 2 Monaten eine bestimmte Info sucht, helfen die Kategorien enorm beim Wiederfinden. Nachträgliches Zuordnen geht auch, kann aber nur von der erstellenden Person gemacht werden.
#2 Sinnvolle Dateinamen VOR dem Hochladen vergeben unter "Dateien&Links"
Unter "Dateien&Links" kann man für verknüpfte Dateien keine Beschreibung hochladen, es erscheint nur der Dateiname selbst, deshalb ist eine sinnvolle Benennung der Dateien extrem hilfreich; natürlich vor dem Hochladen ;)
#3 Wichtige Infos gut erreichbar platzieren
Ich hatte das Problem, dass es ein paar Infos gibt (Tipps&Tricks oder Etiquette oder Hinweise), die ich gern immergut erreichbar im workspace halten wollte, die also nicht in der langen Liste von Beiträgen verloren gehen sollten. Mein Tipp dazu ist, diese Info zB in ein Etherpad (https://etherpad.kh-berlin.de/) zu schreiben und den Link zu diesem Etherpad dann als zusätzliches Werkzeug im Workspace anlegen:
// "Workspace verwalten"
// "Externe Werkzeuge": Link vom Etherpad hinzufügen