Wie beantrage ich eine Rückerstattung / Auslagenerstattung?

    1. Das Auslagenerstattungsformular ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben. Alternativ können Sie es auch digital als beschreibbares PDF mit Datum und eingetipptem Nachnamen (statt Unterschrift am Ende von Schritt 1 ) bei der zuständigen Fachgebietsverwaltung einreichen. Dann aber die Schritte 2-5 bitte nicht vergessen.
    2. Sachlich richtig von Fachgebietssprecher_in, Projekt- oder Bereichsleitung unterzeichnen lassen (digital mit eingetipptem Datum und Namen auch ausreichend).
    3. Die Rückerstattung zeitnah einreichen. Sie können nur in dem Kalenderjahr gezahlt werden, in dem auch die Ausgabe war.
    4. Folgende Belege sind im Original (!) beizufügen, je nachdem, was Sie haben:
    • Kassenbons, aufgeklebt auf A4 Papier (bitte nicht tackern); Belege, die größer als A4 sind bitte zerschneiden und daneben aufkleben
    • Rechnungen - diese sollten auf eine private Adresse ausgestellt werden und müssen den Vorgaben für Rechnungen entsprechen.
    5. Dann alle Unterlagen gesammelt an die zuständige Fachgebietsverwaltung / Drittmittelverwaltung geben.
    6. Wenn alle Ausgaben anerkannt werden, erfolgt die Rückerstattung in der Regel innerhalb von 2-4 Wochen. Sollten Beträge gekürzt werden, erhalten Sie von der Fachgebietsverwaltung eine entsprechende Info. Werden Bons, Rechnungen oder ähnliches gar nicht anerkannt, erhalten Sie die Originalbelege zurück.

    Nur in Ausnahmefällen kann es notwendig sein, einen Kontoauszug als Beleg beizufügen:
  • Bei Kauf per Vorab- oder nachträglicher Überweisung muss die Rechnung mit einem Bankkontoauszug, der die Zahlung nachweist (kein paypal-Auszug) belegt werden. Das gilt für alle Beträge ab 1€.
  • Bei Rechnungen, die mit ausländischer Währung ausgewiesen sind, dient der Kontoauszug als Nachweis für die entstandenen Kosten in € und Sie erhalten den €-Betrag erstattet.

    • Erstellt von: Fachgebietsverwaltung 2, 08.11.2023
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