Nicht immer ist es möglich, Telefonate unmittelbar und persönlich entgegen zu nehmen. In solchen Fällen besteht u.a. die Möglichkeit, das Telefon auf die Pforte umzuleiten.
Für einen reibungslosen Ablauf und zur Zufriedenheit aller Beteiligter, möchten wir Sie bitten, bei der Umleitung folgende Regeln zu beachten:
- Versuchen Sie – wenn möglich – das Telefon auf eine Stellvertretung/ Kolleg_in umzuleiten oder nutzen Sie den Anrufbeantworter.
- Ist dies nicht möglich, verständigen Sie bitte die Mitarbeiter_innen an der Pforte vorab von der Umleitung (idealerweise erfolgt dies per Mail an pforte(at)kh-berlin.de).
- Wenn die Umstellung kurzfristig erfolgt, informieren Sie die Pforte bitte persönlich oder per Telefon (030 / 47705-0).
- Bitte teilen Sie den Kolleg_innen an der Pforte mit, ab wann Sie wieder erreichbar sein werden.
- Wichtige Informationen über die Anrufer_innen und deren Anliegen (wer, was, wann) werden von den Kolleg_innen an der Pforte gerne an Sie weitergegeben. Darüberhinausgehende Aufgaben gehören jedoch nicht zu deren Tätigkeiten.
- Bei Abwesenheiten mit einer Dauer von mehr als zwei vollen Arbeitstagen nutzen Sie bitte unbedingt Ihren Anrufbeantworter oder leiten Sie das Telefon an ihre Stellvertretung oder eine_n Kolleg_in um.
- Sollte eine Umleitung wegen technischer Probleme der Telefonanlage geschaltet werden müssen, informiert das SC IT die Mitarbeiter_innen an der Pforte.
Herzlichen Dank für ihr Verständnis!
Hinnerk Gölnitz Martin Jennrich
Kanzler Leitung Bau- und Facilitymanagement
Erstellt: Referentin Personal & Organisation, 25.10.2022