HINWEISE zur Einführung und Handhabung der Zeiterfassung auf Excel-Basis

1. Allgemeines

Die weißensee kunthochschule berlin (khb) führt für Ihre Beschäftigten rückwirkend zum 1.1.2021 eine neue, excel-basierte Zeiterfassung ein.

Die Zeiterfassung dient der individuellen Dokumentation der erbrachten Arbeitszeiten. Die Dokumentationspflicht ist aus Gründen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes geboten und entspringt keinem Misstrauen.

Zu erfassen sind die täglichen Arbeitszeiten sowie Abwesenheitstage (Urlaub, Freizeitausgleich, Krankheit usw.). Die Verfahren zur Beantragung von Urlaub und Freizeitausgleich sowie die Pflichten und Prozesse zur Information bei Erkrankungen bleiben vorerst bestehen. Sobald die Corona Pandemie wieder eine höhere Präsenz auf dem Campus zulässt, wird ein neues Verfahren zur Beantragung von Urlaub eingeführt (Urlaubskarte).

Sofern Beschäftigte sich an der mobilen Arbeit beteiligen und punktuell von zu Hause aus arbeiten, sind die betreffenden Arbeitszeiten ebenso zu erfassen wie die vor Ort in der khb erbrachten Zeiten.

Bei Fragen zur Nutzung der Zeiterfassungs-Datei wenden Sie sich gern an Martina Buss (sekretariat.kanzler@kh-berlin.de, Tel. -216), oder Annette Mann (ref@kh-berlin.de, Tel. -223).


2. Nutzung der Datei „Zeiterfassung“

2.1 Installation

Sie erhalten die Datei “Zeiterfassung blanko 2021”per Email.
Öffnen Sie bitte die Datei und speichern Sie sie im Excel- Format (.xlsx) z.B. unter dem Namen „Zeiterfassung_NAME“ in einem Ordner, auf den nur Sie allein Zugriff haben und beachten Sie sorgfältig die folgende Anleitung.

2.2 einmalige Voreinstellungen

Gehen Sie in das erste Tabellenblatt VOREINSTELLUNGEN. Einmalig müssen Sie hier bestimmte Parameter definieren:

  • Zeile 3: geben Sie bitte Ihren Namen ein.

  • Zeile 7 bzw. 8: geben Sie bitte Ihren zum 31.12.2020 bestehenden Zeitvortrag (im Format Stunden:Minuten) ein -
    einen Negativ-Vortrag in Zeile 7, ein Zeitguthaben in Zeile 8.

    In der Regel gehen wir von einem ausgeglichenen Gleitzeitguthaben aus, deutliche Plus- oder Minusstunden sind von der_dem Vorgesetzten zu genehmigen.

  • Zeile 12

    Vollzeitbeschäftigte und Beschäftigte mit 5 Wochenarbeitstagen Montag - Freitag

    Zeile 12/Spalte D-H : ungerade Wochen nach Jahreskalender (“1”)
    tragen Sie bitte zum Starttermin der neuen Form der Zeiterfassung 01.01.2021 für MONTAG, DIENSTAG, MITTWOCH, DONNERSTAG und FREITAG jeweils Ihre individuell geltende tägliche Soll-Arbeitszeit ein. (Für eine_n vollbeschäftigte_n Tarifbeschäftigte_n z.B. sind das Montag bis Donnerstag „7:53“ und Freitag „7:52“.)


    Zeile 1
    2/Spalte L-P: gerade Wochen nach Jahreskalender ( “2”)
    tragen Sie bitte zum Starttermin der neuen Form der Zeiterfassung 01.01.2021 für MONTAG, DIENSTAG, MITTWOCH, DONNERSTAG und FREITAG jeweils Ihre individuell geltende tägliche Soll-Arbeitszeit ein. (Für eine_n vollbeschäftigte_n Tarifbeschäftigte_n z.B. sind das Montag bis Donnerstag „7:53“ und Freitag „7:52“.)

    Die Datei erstellt als Summe der Tages-Soll-Angaben automatisch Ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit.

    Teilzeitbeschäftigte und Wechselwochenmodell

    Zeile 12/Spalte D-H : ungerade Wochen nach Jahreskalender (“1”)
    tragen Sie bitte zum Starttermin der neuen Form der Zeiterfassung 01.01.2021 für die entsprechenden Wochentage jeweils Ihre individuell geltende tägliche Soll-Arbeitszeit ein.

    Zeile 12/Spalte L-P: gerade Wochen nach Jahreskalender ( “2”)
    tragen Sie bitte zum Starttermin der neuen Form der Zeiterfassung 01.01.2021 für die entsprechenden Wochentage jeweils Ihre individuell geltende tägliche Soll-Arbeitszeit ein.

    Die entsprechenden Sollarbeitszeiten können Sie Ihren alten Zeiterfassungsbögen (”Azebo”) entnehmen, welche Sie im Sekretariat Kanzler bei Frau Buss einsehen bzw. erfragen können.

    Die Datei erstellt als Summe der Tages-Soll-Angaben automatisch Ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit. (Achtung! Ausnahme bei Beispiel 2. !)

    1. Beispiel für Teilzeitbeschäftigte mit 0,5 Stelle mit regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit von 19 Std: 42 Min (= 19,70 Std) und regelmäßigen Wochenarbeitstagen Di +Mi+Do

    Eintrag in Zeile 12/ Spalte E-G: 06:34
    und in Zeile 12/ Spalte M-O: 06:34

2. Beispiel für Teilzeitbeschäftigte mit 0,5 Stelle mit durchschnittlicher wöchentlicher Arbeitszeit von 19:42 Std (= 19,70 Std) im Wechselwochenmodell

ungerade Kalender-Woche (“1”): Mo + Di : Eintrag in Zeile 12/ Spalte D+E: 07:53
gerade Kalender-Woche (“2”): Mo+ Di + Mi: Eintrag in Zeile 12/ Spalte L+M+N: 07:53

Achtung! Bei Beispiel 2. wird aus programmier-technischen Gründen nur die wöchentliche Arbeitszeit der ungeraden Wochen angezeigt. Die offizielle Wochenarbeitszeit ergibt sich aber aus dem Durchschnitt zweier Wechselwochen, der ungeraden und der geraden Woche, in diesem Beispiel aus dem Durchschnitt von 15:46 + 23:39 (15,76 + 23,65 = 39,41, 39,41 : 2= 19,70 Std pro Woche)

  • Sollte sich Ihr Arbeitszeitmodell im Laufe des Jahres ändern, stehen für die Eingabe weitere Zeilen zur Verfügung, die Sie im Moment aber nicht benötigen. Sofern möglich, bitten wir um Umstellung der Wochenarbeitstage zu Beginn eines neuen Kalenderjahres.

  • Zeile 36: tragen Sie bitte Ihren Urlaubsanspruch für 2021 (in Tagen) ein.

    Zeile 37: tragen Sie bitte Ihren am 31.12.2020 noch bestehenden Rest-Urlaubsanspruch für 2020 (in Tagen) ein.

    Sprechen Sie uns bitte individuell an, wenn Sie unsicher sind.

Damit haben Sie die Voreinstellungen vorgenommen.

Bitte beachten Sie,

  • dass die Zeiteintragung und somit die Voreinstellung immer mit der 1. Woche des Kalanderjahres beginnt, also immer mit der ungeraden Woche “1”,

  • dass bei der Voreinstellung immer beide Wochen, die ungerade und die gerade Woche, ausgefüllt werden müssen.

2.3 tägliche Arbeitszeitdokumentation

Gehen Sie jetzt bitte in das Tabellenblatt Januar und tragen Ihre Arbeitszeiten ab dem 01.01.2021 ein: (Achtung! Bitte im Format “0850” ohne Doppelpunkt für 08:50 Uhr)

In Spalte D (KOMMT 1) den Zeitpunkt des Betretens des Dienstgebäudes, in Spalte E (GEHT 1) den Zeitpunkt des Verlassens des Dienstgebäudes nach Dienstende.

Die Pausenzeit in Spalte H wird automatisch berechnet. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist die rechtlich vorgesehene Zeit hierfür 30 Minuten; Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden ist die rechtlich vorgesehene Zeit hierfür 45 Minuten.

Die Datei errechnet aus diesen Angaben in Spalte K Ihre IST-ARBEITSZEIT, vergleicht diese mit der SOLL-ARBEITSZEIT, bildet ein positives oder negatives Tagessaldo und schreibt dieses (in Spalte P) laufend fort.

Eine eventuelle längere Unterbrechung und Wiederaufnahme des Dienstes (z.B. bei Abendveranstaltungen) ist ggf. in den Spalten F und G (KOMMT 2 bzw. GEHT 2) darstellbar.

Für Urlaubstage setzen Sie bitte in der Spalte J (CODE) nur das entsprechende Kürzel („U“).

Für Krankheitstage setzen Sie bitte in der Spalte J (CODE) nur das entsprechende Kürzel („K“).

Für Freizeitausgleichstage (auch Gleittage genannt) setzen Sie bitte in der Spalte J (CODE) nur das entsprechende Kürzel („G“).

Bei Tagen mit mobiler Arbeit tragen Sie bitte, genauso wie an Präsenztagen, Ihre Beginn- und End- zeiten ein und ergänzen im Bemerkungsfeld (Spalte O) “mobile Arbeit”.

Erscheint in Spalte O ein rotes Ausrufezeichen, soll Sie das darauf aufmerksam machen, dass Sie z.B. die Kernarbeitszeit (Mo-Do 10-15 Uhr, Freitag 10-14 Uhr) oder Rahmenarbeitszeit (8-20 Uhr) nicht eingehalten haben, bzw. Länger als 10 Stunden gearbeitet haben o.ä. Dann ist eine Bemerkung einzugeben. Das “!” verschwindet.

Arbeit an Wochenenden und Feiertagen ist nicht geduldet (§ 9 ArbZG), aber in Ausnahmefällen, und dann auch nur mit Antrag, möglich (§§ 10,14 ArbZG).


3. Verfahrensabläufe

Drucken Sie bitte, wie bisher, nach Abschluss eines Monats das entsprechende Monatsblatt aus und senden es über Ihre_n Fachvorgesetzte_n an das Sekretariat Kanzler.

Drucken Sie darüber hinaus bitte zunächst einmalig das Tabellenblatt VOREINSTELLUNGEN aus und geben es, zusammen mit dem Arbeitszeitausdruck für Januar 2021, an das Sekretariat Kanzler.

Der monatliche Arbeitszeiterfassungsbogen ist unverändert bis 5. Werktag des Folgemonats im Sekretariat Kanzler vorzulegen.

4. Zur Beachtung

Die Datei wird jedes Kalenderjahr neu eingerichtet und den Beschäftigten als “Zeiterfassung blanko 202X” zur Verfügung gestellt. Alle Zeiteintragungen werden im Zeitformat Stunden und Minuten dargestellt, nicht dezimal! Bitte beachten Sie, dass in Zeit-Formaten die Zeit nicht “einfach“ addiert werden kann!

Die Rubrik Feiertage wird voreingestellt.
Die Rubrik “Fahrtkosten” ist für die khb nicht relevant und bleibt unberücksichtigt.

Vielen Dank für Ihre Mitwirkung an der neuen Form der Zeiterfassung.

Hinnerk Gölnitz

Martina Buss
Kanzler

Sekretariat Kanzler


 Berlin, 15.02.2021